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O módulo de gestão de contratos de direitos de canais é um software que permite o registo e controle dos detalhes dos contratos de direitos de emissão de canais, cumprindo com a complexidade da informação dos mnesmos e das diferentes origens.

 

 

 

Mecânica


Período de renovação: É a periodicidade com que se renova a assinatura. Pode ser planeada, uns dias antes do momento da renovação, o envio de uma comunicação ao cliente avisando ou pedindo confirmação desta renovação. São contemplados não só períodos mensal, trimestral, semestral, anual, mas também especial, por números.


Período de risco (ou cortesia): intervalo de tempo ou número de exemplares que se enviam ao assinante na expectativa de um seu pagamento ou renovação.


Período de facturação: É a periodicidade com que se factura a assinatura. Pode ser igual à periodicidade de renovação ou pode ter uma frequência superior.


Tipos de assinatura: Contempla a possibilidade de assinaturas pagas, e gratuitas.


Formas de pagamento: Pode-se utilizar qualquer forma de pagamento: cheque, débito directo, cartão de crédito, multibanco (ATM), contra reembolso, cobrador, etc.


Tarifário: Estabelecem-se os valores das assinaturas por grupos de produtos, período da assinatura, período de facturação, forma de envio, por día da semana que recebe a assinatura (para produtos diários).
É indicado o montante da assinatura com IVA incluído e, à parte, os portes (gastos de envio) com o seu tipo de IVA (por destino do domicilio pode ser diferente o IVA do produto).


Forma de captação: Indica a forma como se captou a assinatura ou o tipo de acção de marketing que a originou.


Em função da política da Empresa, a facturação pode ser efectuada com uma periodicidade anual, semestral, mensal ou semanal. Os preços praticados, além de outros factores, podem ser também definidos em função deste intervalo de tempo.
Os processos de facturação são batchs executados automaticamente pelo sistema, em função das características definidas pelo utilizador.


Formas de envio: Indica a forma de envio da assinatura, podendo resultar na impressão de etiquetas, folhas de rosto, cintas, etc. A forma de envio pode ter excepções no momento da impressão do endereço de envio para um dia da semana, produto (publicação, colecção, etc.), detalhe (edição, número da colecção, etc.), promoção, itinerário ou intervalo de códigos postais.


Cada assinatura é composta por um ou vários itens. Ao longo do período de vida da assinatura, por diversas razões, poderá ser necessário realizar alterações pontuais e temporárias ao nível dos dados inseridos na criação da própria assinatura. Nesta categoria estão incluídas: a alteração da morada de entrega por motivo de férias, a suspensão provisória da assinatura, etc.


As novas assinaturas são criadas assignando-se um cliente. Este cliente pode existir anteriormente ou ganha esse estatuto ao mesmo tempo que a assinatura (prospect).
As assinaturas podem pertencer a uma entidade colectiva.
São introduzidos os dados necessários para o envio, a renovação e a facturação.
Para além da morada habitual, em publicações diárias, pode haver uma morada alternativa para determinados dias da semana ou números.


As assinaturas renovam-se automaticamente (se o cliente não solicitar o cancelamento) ou mediante confirmação, sendo despoletados os procedimentos de renovação ligados à facturação e cobrança.


As assinaturas podem ter um período de risco (ou cortesia), definido por produto e/ou período da assinatura no final do qual é cancelada a assinatura caso não tenha sido concretizada a renovação.

 

 

 

Processos


Podem-se enviar ofertas por captação de uma assinatura, renovação ou outros eventos especiais, sempre sujeitos à criação de uma acção de marketing.


O início de uma assinatura pode dar-se a partir de uma número atrasado, se solicitado pelo assinante, ajustando-se o fim da assinatura em função do número de início.


Da mesma forma podem-se contemplar dar a reactivação da assinatura depois desta ter sido interrompida.


Pode produzir-se o reenvio de um exemplar que o assinante diz não ter recebido, registando-se esta incidência, podendo obter-se posteriormente informação estatística destes acontecimentos.


Os envios são feitos com a periodicidade da dos produtos objecto das assinaturas.


O processo de facturação consiste em gerar as facturas de uma publicação (produtos) ou conjunto de publicações que correspondam aos critérios de facturação.


Os documentos emitidos podem ser classificados e lançados automaticamente quer na contabilidade geral quer na contabilidade analítica. Para isso são facultadas um conjunto de tabelas de classificação contabilista, as quais permitem uma total flexibilidade de adaptação aos planos de contas.


Em função do tipo de pagamento, a facturação pode ser integrada na Contabilidade de seguinte forma:

  • Transferência individual – os assinantes são geridos como clientes na contabilidade e cada factura/nota de débito/nota de crédito gera um movimento em aberto na respectiva conta de reconciliação Transferência em massa – os destinatários das facturas poderão não ser criados como terceiros na contabilidade. A informação respeitante aos dados dos clientes de assinatura como o número de contribuinte, o seu tipo, endereço, telefone e telefax, os contactos, etc. só existirão na “Gestão de Assinaturas”, sem sobrecarregar a contabilidade. Transferência por cartão de crédito – forma específica de integração individual, que poderá ou não ser gerida ao nível do cliente na contabilidade. Os documentos de facturação são lançados na Contabilidade apenas após recebida a respectiva autorização.

Independente do sub-módulo de campanhas (acções de marketing), o sistema pode gerar vários momentos de comunicação:

  • Carta de boas-vindas: imprime-se uma carta de boas-vindas com o início da assinatura, ou gera-se um e-Mail (de acordo com a parametrização). Aviso de renovação: as cartas de renovação enviam-se com a antecipação indicada na parametrização do grupo de produtos. Cartas de reclamação de pagamento: propõem-se o envio de cartas de reclamação de pagamento para todas as assinaturas com saldo devedor superior a um determinado montante e data de factura anterior a uma determinada dada.
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